Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi albo innego rezultatu. Ma określony początek i koniec, konkretny cel oraz ograniczenia dotyczące czasu, kosztów i zakresu prac.
Czym jest projekt?
W standardach zarządzania projektami, między innymi w PMBOK, projekt definiuje się jako przedsięwzięcie prowadzące do osiągnięcia określonego rezultatu. Jego istotą są dwa filary: tymczasowość i unikalność.
Tymczasowość oznacza, że projekt nie trwa bez końca. Ma zaplanowany start oraz moment zakończenia. Koniec następuje po osiągnięciu celu, przekazaniu rezultatu albo podjęciu decyzji o przerwaniu przedsięwzięcia, gdy nie da się go zrealizować przy ustalonych warunkach.
Unikalność oznacza, że rezultat projektu nie jest zwykłym powtórzeniem codziennej pracy. Może nim być nowy produkt, usługa, rozwiązanie techniczne, obiekt, wdrożenie lub zmiana organizacyjna. Nie musi być całkowicie bezprecedensowy w skali świata. Wystarczy, że w danej organizacji lub dla określonego odbiorcy powstaje jako odrębny, konkretny rezultat.
Jakie cechy ma projekt?
Projekt nie jest przypadkowym zbiorem zadań. Tworzą go powiązane działania, które prowadzą do wspólnego celu i wymagają zaplanowania zasobów. Najważniejsze cechy projektu to:
- Orientacja na cel – wszystkie działania powinny przyczyniać się do rozwiązania określonego problemu, zaspokojenia potrzeby albo osiągnięcia zaplanowanego rezultatu.
- Tymczasowość – przedsięwzięcie ma określony początek, koniec oraz terminy realizacji poszczególnych zadań.
- Unikalność – w wyniku projektu powstaje konkretny produkt, usługa lub rezultat różniący się od powtarzalnych efektów pracy operacyjnej.
- Ograniczone zasoby – projekt wykorzystuje określone zasoby ludzkie, finansowe, techniczne i organizacyjne.
- Złożoność – zadania są ze sobą powiązane, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na pozostałe części przedsięwzięcia.
- Określony zakres – projekt obejmuje konkretny zestaw prac i wymagań, które wyznaczają granice odpowiedzialności wykonawców.
Podstawowe parametry projektu tworzą zwykle trzy wzajemnie powiązane obszary: czas, koszt i zakres. Projekt powinien zostać zrealizowany w określonym terminie, przy ustalonym limicie wydatków i zgodnie z wymaganiami dotyczącymi rezultatu. Ich doprecyzowanie pomaga także ustalić, kto odpowiada za poszczególne prace oraz czego może oczekiwać klient lub inny interesariusz.
Czym projekt różni się od pracy rutynowej?
Najczęstszy błąd polega na nazywaniu projektem każdego większego zadania. Pojedyncza czynność nie staje się projektem tylko dlatego, że wymaga wysiłku. Podobnie codzienny proces, który jest wykonywany wciąż według podobnego schematu, należy do pracy operacyjnej.
Projekt wprowadza zmianę albo tworzy nowy rezultat, natomiast działanie operacyjne utrzymuje bieżące funkcjonowanie organizacji. Różnicę pokazuje poniższe zestawienie:
| Cecha | Projekt | Praca operacyjna (rutynowa) |
|---|---|---|
| Cel | Osiągnięcie konkretnego rezultatu lub wprowadzenie zmiany | Utrzymanie bieżącego działania organizacji |
| Czas trwania | Ograniczony, z określonym początkiem i końcem | Ciągły albo powtarzany w kolejnych okresach |
| Powtarzalność | Jednorazowy lub realizowany w unikalnych warunkach | Wykonywany według powtarzalnego schematu |
| Efekt końcowy | Nowy produkt, usługa, rozwiązanie lub inny rezultat | Stały wynik procesu, na przykład obsługa klienta lub produkcja |
Budowa konkretnego obiektu, wdrożenie nowego systemu albo przygotowanie produktu do wprowadzenia na rynek może być projektem. Późniejsze, regularne korzystanie z tego systemu, produkcja według ustalonej technologii czy codzienna obsługa klientów to już działania operacyjne. Mogą korzystać z rezultatów projektu, ale same nie są tym samym przedsięwzięciem.
Jak przebiega cykl życia projektu?
Cykl życia projektu obejmuje kolejne etapy od rozpoznania potrzeby do oceny gotowego rezultatu. Szczegółowy przebieg zależy od rodzaju przedsięwzięcia, lecz ogólny podział można przedstawić następująco:
- Inicjacja lub projektowanie – określa się potrzebę, problem, główny cel oraz oczekiwany rezultat.
- Planowanie – ustala się zakres prac, harmonogram, budżet, zasoby i odpowiedzialność za zadania.
- Realizacja – zespół wykonuje zaplanowane działania, koordynuje je i monitoruje postęp.
- Zakończenie – sprawdza się rezultat, porównuje go z wymaganiami, przekazuje efekt odbiorcy i zamyka przedsięwzięcie.
Projekt może być częścią większego programu, czyli układu kilku powiązanych projektów realizujących wspólny cel nadrzędny. Niezależnie od skali podstawowa zasada pozostaje taka sama: projekt ma prowadzić do określonej zmiany lub rezultatu w ograniczonym czasie i przy ustalonych zasobach.
Najprościej rozpoznać projekt, pytając, czy dane przedsięwzięcie ma jasno wyznaczony koniec, konkretny cel oraz unikalny efekt. Jeśli działanie jest ciągłe, powtarzalne i służy utrzymaniu bieżącej pracy, należy raczej mówić o procesie lub operacji.
